Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur: 28 août 2025

Chez Urbanity Real Estate Management Inc. (« nous », « notre », « nos »), la protection de vos renseignements personnels est une priorité. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons vos renseignements personnels conformément à la Loi 25 du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos services de gestion immobilière, y compris auprès des locataires, des propriétaires, des courtiers immobiliers, des sous-traitants et des visiteurs de notre site Web.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels chargé de superviser la protection des données et la conformité.

Coordonnées :
Urbanity Real Estate Management Inc – Chef de la direction
📧 [email protected]
🏢 10734 Alfred, Montréal-Nord, H1G 5B1, Québec, Canada

2. Renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services de gestion immobilière, notamment :

Traitement des loyers et autres paiements
Gestion des baux et de la documentation immobilière
Traitement des demandes de maintenance et coordination des sous-traitants
Planification des visites et inspections avec les gestionnaires et les courtiers immobiliers
Suivi des indicateurs financiers et génération de rapports
Assurance de la conformité aux exigences légales et réglementaires

3. Comment nous utilisons vos renseignements

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

Traiter les loyers et autres paiements
Gérer les baux et la documentation immobilière
Traiter les demandes de maintenance et coordonner les sous-traitants
Planifier les visites et inspections avec les gestionnaires et les courtiers immobiliers
Suivre les indicateurs financiers et générer des rapports
Assurer la conformité aux exigences légales et réglementaires

Nous n’utiliserons jamais vos renseignements personnels à des fins non divulguées au moment de leur collecte, sauf si nous obtenons votre consentement explicite ou si la loi l’exige.

4. Consentement

En utilisant nos services, en soumettant des renseignements ou en interagissant avec notre plateforme, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels telles que décrites dans la présente politique.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

5. Partage et divulgation

Nous ne partageons les renseignements personnels que lorsque cela est strictement nécessaire :

Sous-traitants et fournisseurs : Pour traiter les demandes de maintenance ou les services liés aux propriétés.
Courtiers immobiliers : Pour planifier les visites, traiter les demandes et coordonner les locations.
Fournisseurs de services tiers : Pour le traitement sécurisé des paiements, l’hébergement infonuagique et le stockage des données.
Organismes juridiques et réglementaires : Lorsque requis pour se conformer aux lois applicables ou aux ordonnances judiciaires.

Tous les tiers sont tenus de protéger vos renseignements et de les utiliser uniquement aux fins autorisées.

6. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre les fins énoncées dans la présente politique ou pour respecter les exigences légales.
Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire, anonymisés ou archivés conformément aux réglementations du Québec.

7. Exactitude des renseignements

Nous déployons des efforts raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels que nous détenons soient exacts, complets et à jour.
Vous pouvez demander en tout temps la correction de vos renseignements personnels en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

8. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques appropriées pour protéger les renseignements personnels contre :

L’accès non autorisé
La perte, le vol ou la modification
La divulgation accidentelle
Les risques liés à la cybersécurité

Malgré nos efforts, aucun système de transmission ou de stockage ne peut être garanti à 100 % sécurisé. Toutefois, nous surveillons et améliorons continuellement nos mesures de sécurité.

9. Transferts internationaux de données

Si vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Québec pour leur traitement ou leur stockage, nous nous assurons que des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des garanties contractuelles appropriées sont en place, conformément aux exigences de la Loi 25.

10. Avis de violation

En cas d’incident de sécurité impliquant vos renseignements personnels et présentant un risque de préjudice sérieux, nous allons :

Aviser la Commission d’accès à l’information (CAI)
Informer rapidement toute personne concernée
Consigner l’incident dans notre registre interne des violations

11. Vos droits

En vertu de la Loi 25 et de la LPRPDE, vous avez le droit de :

Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets
Retirer votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements, lorsque applicable
Demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales
Déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (CAI) si vous estimez que vos droits en matière de vie privée ne sont pas respectés

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

12. Témoins et suivi numérique

Si notre site Web utilise des témoins ou des technologies de suivi :

Nous recueillons des données anonymes telles que les adresses IP, les préférences de navigation et les informations de session afin d’améliorer l’expérience utilisateur.
Les utilisateurs peuvent désactiver les témoins dans les paramètres de leur navigateur, mais certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas fonctionner correctement sans ceux-ci.

13. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements légaux, techniques ou opérationnels.
Toute modification prendra effet dès la publication de la version révisée sur notre site Web. La date d’entrée en vigueur inscrite au haut de cette page indiquera toujours la version la plus récente.

14. Nous contacter

Pour toute question, préoccupation ou demande liée à la présente politique de confidentialité, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

Urbanity Real Estate Management Inc
📧 [email protected]
🏢 10734 avenue Alfred, Montréal-Nord, H1G 5B1, Québec, Canada

La présente politique de confidentialité assure une conformité complète avec :

La Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, anciennement Projet de loi 64)
La LPRPDE (Loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels)